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Über Grenzen hinweg - lernen verbindet und stärkt gemeinsame Verantwortung

Vertreterinnen und Vertreter von Nichtregierungsorganisationen aus sechs asiatischen Ländern – Indien, Nepal, Bhutan, Bangladesch, Kambodscha und Sri Lanka – nahmen vom 25. bis 27. Januar 2017 an einem Workshop zum Thema “Finanzverwaltung und Risikomanagement” (mit spezieller Berücksichtigung der BMZ-Standards/Private Träger) im Karl Kübel Institute for Development Education (KKID) im südindischen Coimbatore teil.

Eindrücke vom dreitägigen Workshop

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Der vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) mitfinanzierte Workshop zielte darauf ab, die Teilnehmer über die aktuellen Anforderungen des Abrechnungswesens BMZ-geförderter Projekte zu informieren sowie konkrete Beispiele und Hilfestellung zu geben, um diese in den jeweiligen Organisationen und Projekten umzusetzen.

Vertreten waren wesentlich Mitarbeiter aus der Leitungsebene der teilnehmenden Organisationen sowie Buchhalter und Wirtschaftsprüfer.

Volker Sowade vom BMZ, Karin Wollgarten, Leiterin der Abteilung Finanzen & Verwaltung bei Kolping International in Köln, Dr. K.S. Malathi (KKID) sowie Ralf Tepel, Vorstand der Karl Kübel Stiftung, leiteten und moderierten den Workshop, um aus Sicht des BMZ wie auch der deutschen Zuwendungsempfänger Anforderungen aber auch sogenannte „best practices“ aus dem Projektalltag vorzustellen.

Dr. T.K. Nathan vom KKID in Coimbatore gab den Teilnehmenden praktische Hinweise, wie bestimmte Anforderungen unter Berücksichtigung lokaler Anforderungen des Gemeinnützigkeits- und Steuerrechts umgesetzt werden können.

Ein weiterer großer thematischer Block war das Thema „Risikomanagement“ in der Projektarbeit, mit dem sich viele teilnehmende Organisationen bislang nicht explizit beschäftigt hatten. In diesem Kontext spielte auch die Einrichtung interner Kontrollsysteme (IKS) eine wichtige Rolle.

In einer abschließenden Befragung wurden die Teilnehmer gebeten, die Punkte zu benennen, die sie im Nachgang zu dem Workshop konkret in ihren Organisationen umsetzen wollen.

Die Notwendigkeit der engeren Verzahnung und Abstimmung zwischen Projekt- und Finanzabteilung einschließlich verbindlicher Budgetplanung, aussagekräftige Dokumentation im Beschaffungswesen, Verbesserung der Auswahl der externen Wirtschaftsprüfer inklusive der Erstellung von aussagekräftigen Berichten und Nachhalten von Empfehlungen der Wirtschaftsprüfer, Einführung verbindlicher und transparenter Personalrichtlinien, Durchführung einer Risikoinventur, Entwicklung und Einführung verbindlicher Richtlinien für interne Finanztransfers waren nur einige der zahlreichen konkreten Vorschläge, die die Teilnehmer im Nachgang umsetzen wollen.

Von dem Trainerteam wurde zudem immer wieder betont, dass Transparenz und damit auch eine rechtzeitige Abstimmung mit der jeweiligen deutschen Partnerorganisation sowie eine nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorgängen und –entscheidungen von zentraler Bedeutung seien, um gegebenenfalls im Nachgang auftretende Fragen bezüglich der verantwortungsvollen, wirtschaftlichen und effektiven Verwendung von Fördergeldern beantworten zu können.

Insgesamt zeigte die Rückmeldung der Teilnehmer, dass der Workshop dazu beigetragen hat, Hintergründe und Abläufe der Förderung von BMZ und privaten Trägern und der damit verbundenen Auflagen, aber auch die gemeinsame Verantwortung für den zweckgebundenen Einsatz und Nachweis der Fördergelder, die letztlich wesentlich aus den Beiträgen des deutschen Steuerzahlers gespeist werden, besser zu verstehen. Dabei wurde das sehr praxisnahe und mit vielen konkreten Beispielen und Lösungsvorschlägen verbundene Workshop-Konzept sehr gelobt.

Größter Mehrwert für alle Teilnehmer - vom Trainerteam bis hin zu den Teilnehmern – war jedoch das gemeinsame Lernen, das Austauschen und Kennenlernen der jeweiligen konkreten Problematiken in den Ländern und Projekten. Durch den offenen und von gegenseitigem Verständnis und Vertraulichkeit geprägten Dialog während und am Rande des Workshops konnten viele Fragen geklärt und sachbezogene Lösungen gefunden werden.

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